La communication un outil organisationnel indispensable et efficace

Fondements et finalité de la communication

• La communication joue un rôle primordial dans la vie d’une association ou d’une organisation.  La façon dont elle est implantée en tant que système peut produire un ensemble d’effets positifs et négatifs :

Les effets positifs de la communication

• • L’intégration.
  • La Participation.
  • La Motivation.

Les effets négatifs de la communication

• • Le Rejet.
  • Le Refus.
  • Le Départ.
  • La Frustration.
  • Les conflits.

• La principale fonction de la communication c’est de faire circuler les informations sous la forme qu’elles viennent : Lettres, documents, objets etc. Il y a différents moyens de communiquer les informations, d’où une typologie de communication. Il y a différents types de communication :

• • La Communication écrite : L’écrit est le canal de communication qui permet la transmission du plus grand volume d’information, du fait qu’il ne fait appel à la mémoire du récepteur. Cependant, dans la communication écrite, le feed-back provenant du récepteur c’est-à-dire de la personne, de l’individu, du groupe ou du public cible qui reçoit le message ne peut pas être immédiat ; on ne peut donc pas ajuster le message aux besoins spécifiques du récepteur. En ce sens la communication écrite exige beaucoup de préparation et de précision. Elle a un cadre définitif et formel.

    II faut entendre par feed-back la réaction du récepteur par rapport au message reçu. Le feed-back est un moyen de savoir si le message a été bien transmis, reçu et compris. Un feed-back se traduit par un type de comportement quelconque.

• • La communication verbale : Elle fait appel à la mémoire de celui ou celle qui écoute. Lorsqu’il y a beaucoup d’informations à communiquer, ce type de communication sera moins efficace que la communication écrite. Par contre le feed-back peut être immédiat de la part du récepteur. Cependant, les risques d’altération provoquée du message sont très fréquents c’est-à-dire que le message peut subir des déformations au cours de sa transmission ou des interprétations de la part du récepteur.

• • La communication non verbale : Elle rentre dans les relations de face à face de deux personnes. La communication non verbale s’exprime par le regard, la posture, la distance, le mouvement, le timbre de la voix, les gestes, les tics, le toucher. Le message non verbal est plus difficile à décoder que le message verbal.

• • La communication symbolique : Elle est essentiellement passive. Elle se manifeste par des signaux qu’on émet à l’entourage par les vêtements, les objets, l’endroit où l’on choisit d’habiter, la décoration de son bureau, l’arrangement d’une salle, les banderoles, les pamphlets et les t-shirts etc.

    Les résultats de ce type de communication, sont aléatoires parce que les messages émis symboliquement sont souvent mal décodés, en raison des différences quant à l’expérience, la culture et les valeurs. Par contre certains messages symboliques peuvent être décodés sauf s’ils sont convenus entre les membres d’un groupe comme mode de communication.

Bonnes pratiques de communication efficace

• Au niveau externe, il faut que la communication s’exprime par des messages adressés ou dirigés vers des gens, organisations, institutions ou groupes. De ce fait, il faut savoir à quel public le message est adressé, à savoir leur domaine, leur connaissance sur le sujet ou le problème en question, leurs croyances et attitudes, les questions qui les préoccupent le plus ou encore leur souci sans être lié pour autant au problème ou le sujet en question.

• Il faut entendre ici par public, les catégories de gens, d’organisations, d’institutions ou de groupes que vous comptez approcher ou diriger un programme, des messages en leur direction.

• En bonnes pratiques de communication sur le plan externe, pour bien cerner et comprendre les publics que l’organisation, le réseau ou la plateforme désire aborder, il faut les segmenter c’est-à-dire les séparer en catégories. Généralement on distingue deux catégories de publics :

• • Le Public primaire qui comprend les décideurs qui ont l’autorité nécessaire pour affecter directement les résultats escomptés. Ces décideurs doivent être pris en tant que cibles primaires sans lesquels ou sans cette personne le changement n’aboutira pas à terme voulu.

• • Le public secondaire c’est l’ensemble des personnes (individus et/ou groupes) qui peuvent influencer les décideurs (ou le public primaire).

• • Un public primaire peu également un secondaire dans la mesure où il peut influencer d’autres décideurs.

• En bonnes pratiques de communication tant au niveau interne qu’externe d’une organisation, d’une association, d’un réseau ou d’une plateforme, les messages doivent être élaborés de manière succincte et convaincante. Les messages doivent faire saisir ce que l’on veut réaliser, pourquoi et comment, ils doivent contenir également l’action que l’on aimerait que le public entreprenne. Pour les messages destinés aux décideurs l’on vient avec des arguments politiques mais surtout économiques quand il s’agit de poser le problème de l’autonomisation socioéconomique des femmes et jeunes filles. Ainsi, cinq éléments clefs rentrent dans la composition des messages :

• • Le contenu ou les idées c’est-à-dire les idées à communiquer et les arguments à utiliser pour persuader le ou les publics cibles.

• • Le langage c’est-à-dire le choix des mots pour passer clairement et efficacement le message.

• • La source ou le messager c’est-à-dire le choix d’une personne que le public trouvera crédible surtout en matière de leadership.

• • La forme c’est-à-dire les manières dont est présenté le message à savoir une réunion, une lettre, un dépliant, une publicité radiophonique, graphique, illustration, fiches de faits, visite sur place.

• • Le temps et lieu c’est-à-dire qu’il faut choisir le meilleur moment ou le meilleur endroit pour apporter le message qui renforcerait la crédibilité et le poids de la cause, de l’idée ou le projet à défendre, soutenir ou contrecarrer.